Virto Alerts & Reminder Appfor SharePoint Online & Microsoft 365
Automate and customize updates for unparalleled team engagement and efficiency.
Key features:
Automated Alerting System
Automate SharePoint notification emails for changes in M365 calendar events or in SharePoint lists.
Flexible Scheduling
Use date-based reminders with versatile scheduling options, targeting specific users or groups in M365.
Advanced Customization
Create reminders with HTML-based templates, incorporating text styles, images, tabs, and links.
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Deploy VirtoSoftware Apps in Your
Microsoft 365 Environment
Complete Control Over Your Infrastructure
VirtoSoftware apps can be deployed directly within your existing Azure subscription linked to Microsoft 365, giving your organization full control over the application environment and data storage. Your data stays entirely within your infrastructure, ensuring compliance and data security.
Install into your AzureSharePoint Alerts retiring — keep notifications alive with Virto Alerts.
Want the quick, practical plan? Read our article for the timeline, risks, side-by-side alternatives, and why Virto Alerts is the fastest, most reliable way to keep SharePoint notifications working at scale.
Read the ArticleHow it works
Dynamic Alert Conditions
Implement alerts based on specific SharePoint list or M365 calendar changes, offering immediate to custom schedule notifications.
Targeted Notifications
Configure alerts to reach specific users or groups according to your organizational timetable.
Engaging Content in Alerts
Use customizable templates for detailed and visually appealing notifications, enhancing the readability for recurring events or announcements.
Sofortige Benachrichtigungen: Echtzeit-Benachrichtigungen für kritische Updates
Benachrichtigung bei kritischen Datenänderungen
Szenario: Ein Element einer SharePoint-Liste (z. B. ein Kundenvertrag) wird bearbeitet, wodurch eine E-Mail-Benachrichtigung an die Rechtsabteilung und ein Beitrag im Teams-Kanal mit einem Link zum geänderten Element ausgelöst werden.
Zweck: Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit und der umgehenden Überprüfung kritischer Änderungen.
Benachrichtigung über neues Element
Szenario: Ein neuer Eintrag wird zu einer Projekt-Tracker-Liste hinzugefügt, woraufhin eine E-Mail an den Projektmanager gesendet und das Team über Teams benachrichtigt wird.
Zweck: Die Beteiligten über neue Aufgaben oder Aktualisierungen auf dem Laufenden halten.
Benachrichtigung zum Genehmigungs-Workflow
Szenario: Eine ausstehende Genehmigungsanfrage in einer SharePoint-Liste wird aktualisiert (z. B. Status geändert in „Abgelehnt“), wodurch eine E-Mail an den Antragsteller und eine Teams-Benachrichtigung an den Genehmiger ausgelöst werden.
Zweck: Beschleunigung der Entscheidungsfindung und Aufgabenbearbeitung.
Benachrichtigung bei Compliance-Verstoß
Szenario: Ein eingeschränkter Dateityp wird in eine SharePoint-Liste hochgeladen, was eine E-Mail an die IT-Abteilung und eine Teams-Nachricht an den Compliance-Beauftragten mit einem Aktionslink zum Löschen auslöst.
Zweck: Automatisierung der Richtliniendurchsetzung und Risikominderung.
Eskalationswarnung bei nicht bestätigten Änderungen
Szenario: Ein Listenelement mit hoher Priorität (z. B. ein Vorfallbericht) bleibt 24 Stunden lang unverändert, woraufhin Warnmeldungen per E-Mail und über Teams an leitende Mitarbeiter eskaliert werden.
Zweck: Verzögerungen bei der Lösung dringender Probleme verhindern.
Rechtzeitige Erinnerungen: Automatische Benachrichtigungen zu Terminen und Fristen
Frist-Erinnerung
Szenario: Das „Fälligkeitsdatum“ in einer SharePoint-Aufgabenliste rückt in zwei Tagen näher, was eine E-Mail und eine Teams-Erinnerung an den Bearbeiter mit einem Link zur Aufgabe auslöst.
Zweck: Sicherstellung der fristgerechten Erledigung von Aufgaben und der Einhaltung des Projektplans.
Erinnerung an Besprechung
Szenario: Ein in einer SharePoint-Liste gespeicherter Kalendertermin (z. B. „Quartalsbesprechung“) steht in einer Stunde an, woraufhin eine Erinnerungs-E-Mail und eine Teams-Benachrichtigung mit der Tagesordnung versendet werden.
Zweck: Nichterscheinen reduzieren und Meetings produktiv halten.
Erinnerung an Urlaubs- und Feiertagsvertretung
Szenario: Das „Abwesend“-Datum eines Mitarbeiters in einer SharePoint-HR-Liste steht in 3 Tagen bevor; daraufhin werden Erinnerungen per E-Mail und über Teams an den Mitarbeiter und dessen Stellvertreter gesendet.
Zweck: Reibungslose Übergaben und unterbrechungsfreie Arbeitsabläufe sicherstellen.
Erinnerung an Vertragsverlängerung
Szenario: Das „Vertragsablaufdatum“ in einer Lieferantenliste ist in 30 Tagen, woraufhin eine E-Mail an die Beschaffungsabteilung und eine Teams-Benachrichtigung an die Rechtsabteilung gesendet wird.
Zweck: Lücken in Lieferantenverträgen oder Dienstleistungen vermeiden.
Erinnerung an Schulungstermin
Szenario: Ein „Schulungstermin“ in einer SharePoint-Lernliste steht in 1 Tag bevor; die Teilnehmer werden per E-Mail und über Teams mit einem Link zu den Vorbereitungsunterlagen benachrichtigt.
Zweck: Maximierung der Vorbereitung und Teilnahme.
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Use cases
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Team and Project Calendar
Maximize project visibility and coordination across teams with Virto Calendar, streamlining workflow and simplifying stakeholder communication.
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Project Management
Leverage Virto's advanced tools to masterfully manage projects—breaking down complexities, optimizing timelines, and empowering agile methodology.
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Agile Project Management
Harness agile workflows with Virto Kanban to prioritize backlogs, manage sprints with precision, and track progress through customizable dashboards.
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Compliance & Regulatory Deadlines Calendar
Simplify compliance management with a powerful calendar that centralizes deadline tracking, automates reminders, and integrates with Microsoft 365.
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Calendar for Interdepartmental Communication
Help your departments work better together with Virto Calendar for Microsoft 365. Coordinate meetings, share resources, and manage cross-department projects in one place.
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Risk Management Solutions
VirtoSoftware's integrated risk management solution helps enterprises identify, assess, and mitigate risks across operations in real-time.
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Compliance Management Software
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Enterprise Project Management Tools
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